Личное дело работника — один из важнейших компонентов кадрового делопроизводства. В нем сохраняется информация о сотрудниках организации и используется в различных сферах деятельности.
Основные документы, которые должны быть включены в личное дело работника, включают в себя: трудовой договор, приказы о приеме на работу и его расторжении, приказы о переводе на другую работу или изменении условий труда, а также служебные записки и отзывы руководителей о работнике.
Также в личное дело работника включаются документы, подтверждающие его квалификацию, образование и стаж работы — аттестаты, дипломы, сертификаты. Кроме того, туда могут быть включены медицинские справки и результаты прохождения медицинских осмотров, а также документы, удостоверяющие личность работника.
Обязательные документы в личном деле сотрудника
Список обязательных документов в личном деле сотрудника может варьироваться в зависимости от организации, но в основном он включает следующее:
1. Трудовой договор
Трудовой договор является основным документом, регулирующим отношения между работником и работодателем. В нем должны быть указаны условия работы, заработная плата, график работы, сроки работы и другие важные детали.
2. Заявление о приеме на работу
Заявление о приеме на работу служит для оформления факта принятия сотрудника на работу. В нем указываются персональные данные, данные о предыдущем месте работы (если таковое имеется), образование и другая информация, связанная с трудоустройством.
3. Паспорт и его копия
Паспорт является главным идентификационным документом сотрудника. Копия паспорта обычно включается в личное дело для подтверждения личности работника.
4. СНИЛС
СНИЛС (Страховой номер индивидуального лицевого счета) – документ, который уникально идентифицирует работника в системе обязательного пенсионного страхования. Он необходим для начисления и зачисления пенсионных взносов.
5. Документы об образовании и квалификации
В личное дело также следует включить документы, подтверждающие образование и квалификацию сотрудника. Это могут быть дипломы, аттестаты, сертификаты и другие документы, выданные учебными учреждениями или специализированными организациями.
6. Медицинские документы
Медицинские документы включают медицинскую карту или справку о состоянии здоровья, а также результаты медицинских осмотров и анализов, проведенных в рамках профилактических мероприятий или обследований по требованию работодателя.
7. Документы, связанные с выплатой заработной платы
В личное дело следует включить документы, подтверждающие выплату заработной платы. Это могут быть копии трудовых расчетов, расписки или другие документы, подтверждающие факт получения сотрудником заработной платы.
Обязательные документы в личном деле сотрудника должны быть подписаны работником и работодателем, а также должны быть актуальными и соответствовать требованиям законодательства.
Трудовой договор и его копия
В личном деле работника обязательно должна находиться копия трудового договора. Копия трудового договора служит доказательством заключения трудового отношения и может быть использована в различных ситуациях, таких как обращение в суд, предъявление требований по оплате труда и других прав трудящегося.
Копия трудового договора должна содержать все условия, которые указаны в основном документе, включая срок действия трудового договора, вид работ, оклад или заработную плату, периодичность выплаты и другие условия, оговоренные между работником и работодателем.
Сохранение копии трудового договора в личном деле работника является важным требованием, так как это документ, который может потребоваться в любой момент для подтверждения факта трудоустройства и условий трудового договора.
Без наличия копии трудового договора, работник может столкнуться с трудностями при защите своих трудовых прав и требований, поэтому важно следить за сохранностью и актуальностью этого документа.
Анкета работника и фотография
Анкета работника также может содержать информацию о предыдущем трудовом опыте, образовании, квалификации, а также о наличии специальных навыков и сертификатов. Эти данные позволяют работодателю оценить подходит ли кандидат на вакансию и соответствует ли он требованиям компании.
Важным элементом анкеты работника является также его фотография. Фотография должна быть четкой и показывать лицо работника, чтобы работодателю было легко его узнать и оценить его внешний вид. Фотография работника позволяет создать полную картину, а также используется для создания рабочей документации и удостоверений.
В некоторых случаях, фотография работника может быть также использована для создания служебных пропусков и идентификационных карточек. Она помогает различить работников и защищает от несанкционированного доступа на территорию предприятия или офиса.
В целом, анкета работника и его фотография являются неотъемлемыми частями личного дела работника и играют важную роль при приеме на работу и в организации трудового процесса.
Паспорт работника и его копия
В личном деле работника должна быть оригинальная копия паспорта, а также копия страницы с фотографией и регистрацией места жительства. Копия паспорта позволяет работодателю вести обязательную документацию и иметь доступ к необходимым персональным данным работника в соответствии с законодательством.
Личные данные, указанные в паспорте работника, являются конфиденциальными и должны храниться в соответствии с требованиями к информационной безопасности. Работодатель обязан обеспечить сохранность личных данных работника и не передавать их третьим лицам без согласия работника или на основании иных законных оснований.
При приеме на работу нового сотрудника работодатель должен заполнить соответствующую форму анкеты и одержать копии паспорта сотрудника, которые в дальнейшем будут включены в его личное дело.
Трудовая книжка и ее заполненные страницы
При заполнении трудовой книжки необходимо указать следующую информацию:
- На первой странице трудовой книжки указываются фамилия, имя, отчество работника, его дата рождения и гражданство. Также ставится печать предприятия или организации.
- Во втором разделе вносятся сведения о предыдущих местах работы и должностях, даты начала и окончания работы, а также основные выполненные обязанности. Все эти данные должны быть подтверждены подписью работодателя и печатью организации.
- Третий раздел трудовой книжки предназначен для внесения информации о текущем месте работы. В нем указывается название организации, отдел, должность, дата приема на работу, а также реквизиты трудового договора.
- Четвертый раздел предназначен для записи о переводах работника на другую должность в пределах организации. Важно указать даты перевода, причину и базовую должность.
- В пятом разделе трудовой книжки вносятся сведения о предоставленных работнику отпусках и их продолжительности. Также указывается период работы по совместительству, если это имеет место быть.
- В последнем разделе трудовой книжки обычно делается отметка о расторжении трудового договора, указываются его дата и причина. Кроме того, в этот раздел могут быть внесены сведения об издании новой трудовой книжки.
Трудовая книжка должна быть заполнена четко и аккуратно. Все внесенные данные должны быть достоверными и подтверждаться документально. Исправления и опечатки в трудовой книжке должны быть сделаны таким образом, чтобы было видно, что они были сделаны особым образом и не могут быть подделаны.
Трудовая книжка является важным документом, поэтому ее заполнение должно происходить с особой тщательностью и ответственностью.
Справка о заработной плате
В справке о заработной плате должны быть указаны следующие данные:
| Период | Сумма заработной платы |
|---|---|
| Январь 2021 | 100 000 рублей |
| Февраль 2021 | 110 000 рублей |
| Март 2021 | 120 000 рублей |
Справка о заработной плате является важным документом для работника, так как на основании ее данных происходят расчеты по налогам, пенсионным отчислениям и другим социальным выплатам. Также эта справка может быть представлена работодателю в случае необходимости подтверждения доходов.
Работодатель обязан предоставлять справку о заработной плате работнику по его требованию. Если работнику необходимо получить справку о заработной плате, он должен обратиться к кадровой службе или отделу бухгалтерии своей компании.